Job Detail

ชื่อตำแหน่ง: Front Office Admin

แผนก: Front Office Department

รายงานต่อ: Front Office Manager

สถานที่ปฏิบัติงาน: Radisson Resort & Suites Phuket (กมลา, ภูเก็ต)

1. ภาพรวมของตำแหน่ง (Job Summary)
รับผิดชอบการบริหารจัดการงานสำรองห้องพักของรีสอร์ทตั้งแต่ขั้นตอนการรับเรื่อง การยืนยัน การประสานงานกับช่องทางการขายต่างๆ (OTA, Tour Operator, Direct, Corporate) พร้อมทั้งสนับสนุนงานปฏิบัติการของแผนกต้อนรับส่วนหน้า (Front Office) เพื่อให้มั่นใจว่าแขกจะได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและประทับใจตั้งแต่ก่อนเข้าพักจนถึงวันเดินทางออกจากรีสอร์ท

2. หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities & Duties)
ก. การบริหารจัดการงานสำรองห้องพัก (70%)

ดำเนินการจองห้องพัก (Process Bookings): รับ บันทึก และยืนยันการจองห้องพักจากทุกช่องทาง (Email, โทรศัพท์, OTA, โครงการรัฐ, และกลุ่ม B2B/Contract) ลงในระบบ Property Management System (PMS) ของโรงแรมให้ถูกต้องแม่นยำ

การสื่อสารและประสานงาน (Manage Correspondence): ตอบอีเมลและสื่อสารกับลูกค้าหรือตัวแทนจำหน่าย (Travel Agents) ด้วยความเป็นมืออาชีพ รวดเร็ว และสอดคล้องกับมาตรฐานแบรนด์ Radisson

การควบคุมราคาและห้องว่าง (Rate & Inventory Control): ประสานงานกับแผนก Revenue Management หรือ Front Office Manager เพื่อตรวจสอบสถานะห้องพัก (Availability) และราคาในแต่ละช่วงเวลา ป้องกันปัญหาการจองเกิน (Overbooking)

การจัดการการชำระเงิน (Payment & Deposit Handling): ตรวจสอบการชำระเงิน มัดจำ การออกใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ และการันตีการจองให้เป็นไปตามนโยบายทางการเงินของรีสอร์ท

คำขอพิเศษของลูกค้า (Special Requests): รวบรวมและประสานงานคำขอพิเศษ (เช่น Honeymoon setup, Connecting rooms, ข้อจำกัดด้านอาหาร, รถรับส่งสนามบิน) กับแผนกที่เกี่ยวข้อง (Housekeeping, F&B, Transport)

การจัดทำรายงาน (Reporting): จัดทำรายงานสรุปยอดการจองประจำวัน (Daily Reservation Report) รายงานการมาถึงของแขก (Arrival List) และรายงานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

ข. การสนับสนุนงานแผนกต้อนรับส่วนหน้า (Front Office Support & Operations - 30%)

ช่วยเหลือการปฏิบัติงานหน้าฟร้อนท์ (Guest Check-in/Check-out Assistance): สนับสนุนพนักงานต้อนรับในการทำกระบวนการเช็คอิน-เช็คเอาท์ในช่วงเวลาที่มีปริมาณงานหนาแน่น (Peak Hours) รวมถึงการรับโทรศัพท์ และอัปเดตข้อมูลโปรไฟล์ของแขก (Update Guest Profile)

งานสนับสนุนด้านเอกสาร (Administrative Support): จัดการงานเอกสาร จัดทำเตรียมเอกสารเช็คอินสำหรับวันถัดไป แจ้งเวียนภายในแผนก และดูแลความเรียบร้อยของอุปกรณ์สำนักงานในส่วนต้อนรับ

การบริการลูกค้า (Guest Relations): ให้ข้อมูลเกี่ยวกับรีสอร์ท สิ่งอำนวยความสะดวก และแหล่งท่องเที่ยวรอบๆ พร้อมช่วยเหลือเมื่อแขกมีข้อร้องเรียนเบื้องต้น

การประสานงานข้ามแผนก (Cross-Department Coordination): เป็นสะพานเชื่อมข้อมูลระหว่าง Front Office, Reservation, Sales & Marketing, Housekeeping และ Engineering ให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น

3. คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specification)
การศึกษา (Education): สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรี สาขาการจัดการโรงแรมและการท่องเที่ยว, ศิลปศาสตร์, ภาษาอังกฤษ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง

ประสบการณ์ (Experience): มีประสบการณ์ทำงานอย่างน้อย 1-2 ปี ในตำแหน่ง Front Office หรือฝ่ายสำรองห้องพักในธุรกิจโรงแรม (หากมีประสบการณ์ในรีสอร์ท 4-5 ดาว จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ)

ทักษะทางเทคนิค (Technical Skills): มีความเชี่ยวชาญในการใช้ระบบ Property Management System (PMS) เช่น Opera, Protel มีทักษะการใช้ Microsoft Office (Excel, Word) ดีเยี่ยม และมีความเข้าใจระบบ OTA Extranet

ทักษะทางภาษา (Language Skills): สามารถสื่อสารภาษาอังกฤษ (ฟัง พูด อ่าน เขียน) ได้ในระดับดีมาก หากสื่อสารภาษาที่สาม (เช่น รัสเซีย หรือจีน) ได้ จะเป็นข้อได้เปรียบสำคัญ

คุณลักษณะส่วนบุคคล (Personal Attributes): มีความละเอียดรอบคอบสูง (Attention to Detail) บริหารเวลาได้ดี มีใจรักการบริการ (Service Mind) และสามารถทำงานภายใต้ความกดดันหรือทำงานเป็นกะได้

2. ภาษาอังกฤษ (English Version)
Position Title: Front Office Admin

Department: Front Office Department

Reports to: Front Office Manager

Location: Radisson Resort & Suites Phuket (Kamala, Phuket)

1. JOB SUMMARY
Responsible for managing resort reservation processes—including booking processing, confirmations, and coordination with various distribution channels (OTAs, Tour Operators, Direct, Corporate)—while actively supporting Front Office daily operations to ensure a seamless and delightful guest experience from pre-arrival to departure.

2. KEY RESPONSIBILITIES & DUTIES
A. Reservation Management (70%)

Process Bookings: Accurately receive, input, and confirm reservations from all channels (Email, Phone, OTAs, Special Programs, B2B/Contract) into the resort's Property Management System (PMS).

Manage Correspondence: Handle email inquiries and communicate professionally and promptly with guests and travel agents in compliance with Radisson brand standards.

Rate & Inventory Control: Coordinate with Revenue Management or Front Office Manager to monitor room availability and rates, preventing overbooking situations.

Payment & Deposit Handling: Verify payments, deposits, invoicing, and reservation guarantees in alignment with resort financial policies.

Special Requests Coordination: Collect and route special guest requests (e.g., Honeymoon setups, connecting rooms, dietary requirements, airport transfers) to relevant departments (Housekeeping, F&B, Transport).

Reporting: Generate daily reservation reports, arrival lists, and other management reports as assigned.

B. Front Office Support & Operations (30%)

Guest Check-in/Check-out Assistance: Support front desk agents with check-in and check-out procedures during peak operational hours, handle incoming phone calls, and update guest profiles.

Administrative Support: Handle departmental paperwork, prepare check-in documents for the following day, manage internal memos, and maintain front desk supplies.

Guest Relations: Provide resort facility information, local attraction guides, and initial guest service recovery support.

Cross-Department Coordination: Act as a liaison ensuring smooth communication between Front Office, Reservation team, Sales & Marketing, Housekeeping, and Engineering.

3. JOB SPECIFICATION
Education: Bachelor's Degree in Hotel & Tourism Management, Arts, English, or a related field.

Experience: Minimum 1–2 years of experience in Front Office or related reservation roles within the hotel industry (experience in a 4-5 star resort environment is an advantage).

Technical Skills: Proficient in Property Management Systems (PMS) such as Opera or Protel; excellent Microsoft Office skills (Excel, Word); familiarity with OTA Extranets.

Language Skills: Excellent command of English (spoken and written). Proficiency in a third language (e.g., Russian or Mandarin) is a strong plus.

Personal Attributes: Highly detail-oriented, strong time-management skills, excellent service mindset, ability to work under pressure, and flexibility to work shifts.